如何向高階主管做簡報 高階主管是很難說服的一群人,他們多半時間緊迫,只能給你一點點時間。他們需要別人在提供資訊時把握精、準、簡,以有效幫助他們做出重要決策,一開始就要讓他們知道,你對他們有幫助。 因此,對高階主管做簡報時,重點放在協助他們更有效率、更輕鬆的做決策,做法包括: ● 說重點:假裝你只有五分鐘,儘管你被分配到三十分鐘,你準備了三十分鐘的簡報內容,也要假裝你只有接下來的五分鐘,這樣能迫使你簡潔扼要的解說他們最關心的事。先說重點,再深入探討各項輔助數據。 ● 提供所需:一定要切題,若他們要你提供印尼工廠剛發生的最新資訊,你就先說明這點,之後再談其他。他們找你做簡報,是認為你能填補這塊資訊空缺,因此要盡快針對問題回答。 ● 設定期待:一開始就讓觀眾知道,在這場三十分鐘的簡報,你會先花五分鐘做重點摘要,接下來的時間將進行討論。大多數主管若知道很快就能提問,都會耐心的給你五分鐘。 ● 製作摘要投影片:以幾張摘要投影片,清楚簡明的秀出你的主要論點,其他投影片則當作附注說明。你可以運用10%的經驗法則,如果你有五十頁的附注投影片,就只要在一開始秀出五頁的摘要投影片。做完摘要簡報後,就可以讓觀眾主導對話。通常高階主管會想深入探討有助於決策的論點,這時你可以很快從附注投影片中,找出輔助說明。 ● 排練:簡報之前,可先找個曾成功說服高層主管的人,幫你看看你的簡報內容,給你建議,你的訊息是否簡明扼要?摘要投影片是否把所有內容濃縮為可快速瀏覽的重要見解?是否遺漏了觀眾想知道的事項? 向高層主管團隊做簡報,深具挑戰,也可能為你開啟許多機會,他們有可能成為你的強力後盾。 (本文為節錄,完整內文請見《跟誰簡報都成功》) |