每周到辦公室上班五天的工作方式將變成過去式。許多大企業都已讓員工選擇工作地點:能在家、在辦公室、或是兩種結合混合模式。
混合模式能讓員工享有更多彈性,但也可能導致員工間溝通和合作出問題,並讓有些員工覺得被孤立,或是陞遷機會減少。
不過,其實這種工作模式在有些公司已行之多年,而且運作順暢,CNN整理出一些值得參考的作法:
●訂定明確目標
在決定班表,以及誰何時能在哪裡工作時,企業應該先建立指引。例如,員工是否需每周到辦公室幾天?那些職位可採遠距上班?
人力資源公司Engage副總顧問麥克芮娣說,主管決定誰能遠距辦公時,應以職位來衡量,而不是以人,「必須確定公平對待所有員工,不會接到有人抱怨認為受到歧視或差別待遇。」
專家建議,安排班表時,以整個團隊或部門為單位來做決定。
人力資源公司Paylocity總裁哈斯克說:「我不認為有一套能適用於所有團隊或部門的方式。每個部門和每項職能都必須視其需求、人力分布和工作類型,來決定應該如何分配工作。最好讓每個團隊根據最適合自己的方式去安排。」
●以正確的方式「過度」溝通
要讓團隊同步了解最新狀況且目標一致,溝通是非常重要的事。從開會的時間與細則,到溝通方式和工具的選擇,都應訂定專門指引。
例如,電子郵件應用於單向的宣布,避免用於同步討論。Slack較適合用於快速交談,但無法5分鐘內講完的事情,就應改成電話聯絡。
開會方面,若有同事只能遠距參加,所有人就應該都採視訊,而且鏡頭建議打開,會議過程也最好錄影。
企業軟體開發公司CloudBees共同創辦人暨策略長拉鮑瑞說:「你必須過度溝通,不斷重述非常重要。每件事必須都詳盡明確傳達、使用多重管道溝通。寄電郵後務必要再用Slack確認,再三提醒每個人。」
●避免不公平優勢
缺少與主管面對面的機會,可能讓遠距上班的員工在職涯進展上居於劣勢。定期與主管面對面互動的員工,較有機會分派到較好的任務、得到較多的資訊管道、以及建立較好的人際網路。經理人必須嘗試各種辦法定期和遠距上班的員工交流。
●多注意新員工
對新人來說,要適應公司環境就已夠讓人心煩了,遠距辦公只讓情況更難應付。
Paylocity的哈斯克說,新員工若不進辦公室,會比較難難進入狀況、有生產力和融入公司文化。他的公司今年夏季計劃讓70名銷售團隊的新員工進辦公室互動一周,不過幸好美國疫情已減緩,否則在疫情期間無法這麼做。
●經理人也需要訓練
遠距工作非常需要信賴,這對有些經理人來說可能很難,尤其是喜歡掌控一切大小事者。專家建議,應訓練經理人如何對團隊設定明確目標和先後順序,並認同每名員工有各自的工作風格。